Proyectos y Contratos#

Nota

Término en español: Contrato

En Construbot, «Contrato» se refiere tanto a proyectos de construcción como a contratos. El sistema soporta contratos jerárquicos (subcontratos).

Descripción general#

Un Contrato (Contrato) es la entidad central en Construbot, que representa un proyecto o acuerdo de construcción. Todos los aspectos del seguimiento del trabajo, la facturación y la gestión financiera giran en torno a los contratos.

Características clave:

  • Estructura jerárquica (relaciones padre/hijo)

  • Asociado con una Contraparte (socio comercial)

  • Vinculado a un sitio de construcción (ubicación)

  • Contiene un catálogo de elementos de trabajo (Conceptos)

  • Realiza un seguimiento del progreso a través de estimaciones

  • Gestiona aspectos financieros (monto, anticipo, retenciones)

¿Qué es un contrato?#

Un contrato en Construbot representa:

Acuerdo Legal

El contrato o acuerdo formal con un cliente, subcontratista o contratista a destajo.

Contenedor de proyecto

Un proyecto que agrupa trabajos relacionados, estimaciones y seguimiento financiero.

Marco financiero

Define el monto total, el pago por adelantado y las reglas de retención.

Catálogo de Trabajo

Contiene todos los elementos de trabajo (conceptos) que se ejecutarán.

Componentes del contrato#

Información básica#

Número de Referencia (Folio)

ID secuencial para contratos dentro de su empresa (por ejemplo, 1, 2, 3…).

Código de contrato (Código)

Su código interno que coincide con el contrato firmado (por ejemplo, «CONT-2024-001»).

Nombre del contrato (Nombre del contrato)

Nombre descriptivo completo utilizado en estimaciones e informes.

Ejemplo: «Torre de oficinas en el centro: finalización de la fase de construcción 1»

Nombre corto (Nombre corto)

Nombre abreviado para listas y navegación.

Ejemplo: «Torre de Oficinas P1»

Fecha (Fecha)

Firma del contrato o fecha de inicio.

Relaciones#

Contraparte (Contraparte)

El socio comercial de este contrato. Debe ser uno de:

  • Cliente (Cliente) - Si estás realizando un trabajo para ellos

  • Subcontratista (Subcontratista): si realiza un trabajo especializado para usted

  • Contratista a destajo (Destajista): si realiza trabajo basado en tareas

Sitio (Sitio)

El lugar de construcción donde se realizará el trabajo. Debe estar asociado con una contraparte del Cliente.

Usuarios (Usuarios)

Miembros del equipo asignados a este contrato. Sólo los usuarios asignados pueden ver/editar el contrato.

Campos financieros#

Cantidad (Monto)

Valor total del contrato, normalmente especificado sin IVA/IVA.

Ejemplo: $1,000,000.00

Pago Anticipado (Anticipo)

Porcentaje (0-100%) pagado por adelantado por el cliente para la movilización. Este monto será amortizado (recuperado) a través de estimaciones posteriores.

Ejemplo: 10% = $100,000.00 de anticipo en un contrato de $1,000,000

Estado (Estado)

Booleano que indica si el proyecto está en curso (activo) o completado (inactivo).

Documentos#

PDF del Contrato (PDF del Contrato)

Cargue el documento del contrato firmado como referencia.

Estructura jerárquica#

Una de las poderosas características de Construbot son los contratos jerárquicos que utilizan relaciones entre padres e hijos.

¿Por qué utilizar la jerarquía?#

Gestión independiente de subcontratistas

Seguimiento del trabajo de diferentes subcontratistas bajo un contrato principal:

Main Building Contract ($1,000,000)
├── Electrical Sub-Contract ($150,000)
├── Plumbing Sub-Contract ($100,000)
├── HVAC Sub-Contract ($120,000)
└── Interior Finishes Sub-Contract ($180,000)
Informes consolidados

Genere informes que resumen los totales de todos los subcontratos al padre.

Diferentes equipos

Asigne diferentes usuarios a diferentes subcontratos mientras mantiene la visibilidad general del proyecto.

Separación financiera clara

Realice un seguimiento de los costos y el progreso por separado para cada área especializada.

Creando jerarquía#

Contrato de padres:

Cree un contrato principal utilizando el formulario estándar «Crear contrato».

Contratos infantiles:

Utilice la opción «Crear subcontrato» y seleccione el contrato principal.

Operaciones de árbol:

  • Agregar varios hijos a cualquier padre

  • Agregar hijos a hijos (jerarquía multinivel)

  • Mover contratos dentro del árbol (con precaución)

Advertencia

Reglas de eliminación: No puede eliminar un contrato principal que tenga hijos. Primero elimine todos los contratos secundarios.

Ciclo de vida del contrato#

1. Creación#

Configuración inicial:

  • Crear o seleccionar Contraparte

  • Crear o seleccionar sitio

  • Definir detalles del contrato (folio, nombre, monto, fecha)

  • Establecer porcentaje de pago por adelantado

  • Asignar usuarios

  • Cargar el contrato firmado en PDF (opcional)

Resultado: Contrato vacío listo para catálogo de trabajo.

2. Definición del catálogo#

Agregar elementos de trabajo (conceptos):

  • Ingresar manualmente cada elemento de trabajo, O

  • Importar desde hoja de cálculo de Excel

Definir Retenciones:

  • Agregar retenciones basadas en porcentajes (por ejemplo, 5%)

  • Agregue retenciones de monto fijo (por ejemplo, $10,000)

Resultado: Contrato con catálogo de obra completo y reglas de retención.

3. Ejecución#

Seguimiento del progreso:

  • Crear estimaciones periódicas (Estimaciones)

  • Documentar cantidades completadas por cada concepto.

  • Generar estimaciones en PDF

  • Enviar al cliente para su aprobación

Resultado: Progreso del trabajo documentado, seguimiento de los pagos.

4. Gestión financiera#

Seguimiento de pagos:

  • Marcar estimaciones como facturadas (facturadas)

  • Registrar cuando se reciben los pagos (pagada)

  • Supervise los importes pendientes en el panel de control

Cálculos automáticos:

  • Amortización anticipada entre estimaciones

  • Deducciones de retención

  • Totales acumulados

Resultado: Clara visibilidad financiera.

5. Finalización#

Cierre del proyecto:

  • Estimación final creada

  • Todo el trabajo completado

  • Pago final recibido (incluidos los importes retenidos)

  • Estado del contrato establecido en inactivo

Resultado: Proyecto cerrado con historial financiero completo.

Tipos de contrato por contraparte#

Contratos de clientes#

Cuándo: Su empresa es el contratista que realiza el trabajo.

Tipo de Contraparte: Cliente

Flujo financiero: El cliente le paga por el trabajo completado.

Ejemplo:

«Construcción de edificio de oficinas para ABC Corp»

  • Contraparte: ABC Corp (Cliente)

  • Su función: Contratista general

  • Pago: Recibes dinero

Contratos de subcontratación#

Cuándo: Contratas a un contratista especializado para parte de un proyecto.

Tipo de Contraparte: Subcontratista

Flujo financiero: Pagas al subcontratista por su trabajo.

Ejemplo:

«Instalación Eléctrica - Subcontratada a XYZ Electric»

  • Contraparte: XYZ Electric (Subcontratista)

  • Su función: especialista en contratación de contratistas generales

  • Pago: pagas dinero

  • Normalmente un contrato secundario bajo un contrato de cliente principal

Contratos a destajo#

Cuándo: Usted contrata trabajadores pagados por unidades completadas (a destajo).

Tipo de Contraparte: Destajista (Contratista a destajo)

Flujo financiero: Pagas por tarea/cantidad completada.

Ejemplo:

«Trabajos de Albañilería - Pagado por Metro Cuadrado»

  • Contrapartida: José García (Destajista)

  • Su función: Contratista general

  • Pago: Usted paga según la cantidad (por ejemplo, $50/m²)

  • Común en la industria de la construcción mexicana

Cálculos financieros#

Comprensión de los montos del contrato#

Total Contratado (Importar Total Contratado)

El campo monto - valor total del contrato.

Acumulado Ejecutado

Suma de todo el trabajo facturado en todas las estimaciones hasta la fecha. Calculado mediante: método ejercido_acumulado().

Restante (Por Ejercer)

Total Contratado menos Acumulado Ejecutado.

Ejemplo:

Contract Amount:        $1,000,000.00

Estimate #1:            $  200,000.00
Estimate #2:            $  150,000.00
Estimate #3:            $  180,000.00
─────────────────────────────────────
Accumulated Executed:   $  530,000.00
Remaining:              $  470,000.00

Mecánica de pago anticipado#

Adelanto inicial:

Si anticipo = 10% en un contrato de $1,000,000: El cliente paga $100,000 por adelantado.

Amortización:

Los $100,000 se recuperan según las estimaciones hasta que se amorticen por completo.

Ejemplo de Amortización:

Estimar

Valor del trabajo

Amortización

Pago Neto

Avance restante

#1

$200,000

$20,000 (10%)

$180,000

$80,000

#2

$150,000

$15,000 (10%)

$135,000

$65,000

#3

$180,000

$18,000 (10%)

$162,000

$47,000

#4

$100,000

$10,000 (10%)

$90,000

$37,000

#5

$120,000

$12,000 (10%)

$108,000

$25,000

El anticipo se recupera proporcionalmente hasta amortizar por completo los $100.000 originales.

Más información: estimaciones

Mejores prácticas#

Convenciones de nomenclatura#

✅ Buenos nombres de contratos:

  • «Torre de oficinas en el centro: finalización de la fase de construcción 1»

  • «Puente de la Carretera 101 - Instalación de Acero Estructural»

  • “Conjunto Residencial Unidad A – Sistemas Eléctricos”

❌ Evitar:

  • «Proyecto 1» (demasiado genérico)

  • «ABC» (poco claro)

  • Solo el código del contrato sin descripción.

Organizar con jerarquía#

✅ Usar subcontratos para:

  • Diferentes subcontratistas

  • Diferentes fases del trabajo.

  • Diferentes edificios/unidades en un complejo

✅ Mantener contrato principal por:

  • Relación general con el cliente

  • Informes consolidados

  • Seguimiento total del proyecto

Asignación de usuarios#

✅ Asignar usuarios que necesitan acceso:

  • Gerente de Proyecto (siempre)

  • supervisor del sitio

  • Coordinadores creando presupuestos.

  • Personal de contabilidad que sigue los pagos

✅ Niveles de permiso:

  • Director (Nivel 3+): puede crear/editar contratos

  • Coordinador (Nivel 2): ​​Puede crear estimaciones

  • Auxiliar (Nivel 1): Acceso de solo visualización

Mantener el estado actualizado#

✅ Contratos activos:

  • Establezca status = True (en curso) para proyectos en progreso

  • Aparecer en la sección del panel «Contratos activos»

✅ Contratos completados:

  • Establezca status = False cuando finalice el proyecto

  • Se elimina de la lista activa pero conserva todo el historial.

Escenarios comunes#

Escenario 1: Contrato principal con subcontratistas#

Configuración:

  1. Crear contrato de cliente principal: «Edificio de Oficinas para ABC Corp» ($1,000,000)

  2. Crear subcontratos como hijos:

    • «Eléctrico - XYZ Eléctrico» ($150.000) - Subcontratista

    • «Plomería - Plomería AAA» ($100.000) - Subcontratista

    • «HVAC - Sistemas de refrigeración» ($120.000) - Subcontratista

  3. Realice un seguimiento del trabajo por separado para cada subcontrato

  4. Genere un informe consolidado para ABC Corp que muestre todo el trabajo.

Beneficio: Separación clara de los costos de subcontratistas manteniendo al mismo tiempo la visión general del proyecto.

Escenario 2: Proyecto de múltiples fases#

Configuración:

  1. Crear padre: «Complejo Residencial - Contrato Marco»

  2. Crea hijos para cada fase:

    • «Fase 1 - Cimentación y Estructura»

    • «Fase 2 - MEP y Acabados»

    • «Fase 3 - Paisajismo y exterior»

  3. Ejecutar fases de forma secuencial o en paralelo

  4. Seguimiento del progreso financiero por fase

Beneficio: Separación clara de fases con totales consolidados.

Escenario 3: varios edificios#

Configuración:

  1. Crear padre: «Desarrollo de centro comercial»

  2. Crea hijos para cada edificio:

    • «Edificio A - Espacios Comerciales»

    • «Edificio B - Patio de Comidas»

    • «Edificio C - Estructura de Estacionamiento»

  3. Asigna diferentes equipos a diferentes edificios.

  4. Seguimiento del progreso de forma independiente

Beneficio: Gestión independiente con visibilidad general del proyecto.

Solución de problemas#

No puedo eliminar un contrato#

Problema: «No se puede eliminar, tiene conceptos que se deben eliminar primero» o tiene contratos secundarios.

Solución:

  1. Para conceptos: elimine primero todos los elementos de trabajo (conceptos) del contrato

  2. Para niños: primero elimine todos los subcontratos y luego elimine el principal

  3. Alternativamente: establecer el contrato como inactivo en lugar de eliminarlo

No puedo ver un contrato#

Problema: El contrato no aparece en tu lista.

Causas:

  • Estás en la empresa equivocada (usa Cambiar de empresa)

  • No estás asignado al contrato (contacta al administrador)

  • Tu nivel de permiso es demasiado bajo

No puedo editar el contrato#

Problema: La opción Editar está deshabilitada.

Requisitos:

  • Permiso mínimo de Director (Nivel 3)

  • Debe estar asignado al contrato

  • Debe estar en la empresa correcta

Retenciones que no se muestran#

Problema: Las retenciones no aparecen en las estimaciones.

Solución:

  1. Vaya a Detalles del contrato

  2. Haga clic en la pestaña «Retenciones»

  3. Agregar reglas de retención (porcentaje o cantidad fija)

  4. Las retenciones se aplicarán automáticamente a estimaciones futuras.

Ver también#

Conceptos relacionados:

Flujos de trabajo:

  • /user-guide/workflows/creating-project - Complete project setup

  • /user-guide/workflows/subcontracts - Working with hierarchies

  • /user-guide/workflows/managing-estimates - Estimate creation

Características:

  • /user-guide/features/hierarchical-contracts - Deep dive into hierarchy

  • /user-guide/features/multi-company - Multi-tenant usage

Referencia del desarrollador:

  • /developer/models/proyectos - Contrato model documentation

  • Multi-inquilino - System architecture