Sitios y contactos#
Nota
Términos en español: Sitio, Destinotario
Comprensión de sitios (lugares de construcción) y contactos (destinatarios) en Construbot.
Descripción general#
Construbot utiliza dos conceptos relacionados para localización y comunicación:
Sitios (español: Sitios): ubicaciones físicas donde se realiza el trabajo.
Contactos (Español: Destinatarios) - Personas físicas que reciben documentos y comunicaciones
Juntos, estos permiten un seguimiento adecuado de la ubicación del proyecto y el enrutamiento de documentos.
Sitios (Sitios)#
¿Qué es un sitio?#
Un Sitio (español: Sitio) es una ubicación física de construcción asociada con un cliente. Los sitios representan:
Sitios de trabajo o lugares de trabajo específicos
Edificios o instalaciones en construcción
Direcciones físicas donde se realiza el trabajo.
Lugares para la ejecución del contrato.
Modelo: construbot.proyectos.models.Sitio
Relaciones clave:
Cada sitio pertenece exactamente a una contraparte Cliente
Varios sitios pueden pertenecer al mismo cliente
Los contratos están asociados con sitios específicos.
Los sitios permiten la organización de proyectos basada en la ubicación
Información del sitio#
Campos obligatorios:
Name (nombre) - Nombre descriptivo del sitio
Cliente (cliente): la contraparte del cliente propietaria de este sitio.
Empresa: su empresa (para aislamiento de múltiples inquilinos)
Campos opcionales:
Dirección (dirección) - Dirección completa
Ciudad (ciudad)
Estado
Código Postal (código postal)
País (país)
Coordenadas GPS (latitud, longitud)
Teléfono de contacto (teléfono)
Administrador del sitio - Persona responsable del sitio
Notas (notas) - Información adicional
Creando un sitio#
Paso 2: seleccione el cliente#
Elija el cliente propietario de este sitio en el menú desplegable.
Nota: En esta lista solo aparecen contrapartes de tipo Cliente.
Paso 3: Ingrese los detalles del sitio#
Name: Office Building - Downtown Plaza
Client: Acme Construction Inc.
Address: 123 Main Street
City: Mexico City
State: CDMX
Postal Code: 06000
GPS: 19.4326, -99.1332 (optional)
Phone: +52 55 1234 5678
Site Manager: John Smith
Paso 4: guardar#
Haga clic en «Guardar» o «Guardar» para crear el sitio.
Uso de sitios#
En Contratos:
Al crear un contrato para un cliente, seleccione el sitio específico:
Elija la contraparte del cliente
El menú desplegable del sitio se filtra automáticamente para mostrar solo los sitios de ese cliente
Seleccione el sitio apropiado para este contrato
Múltiples contratos por sitio:
Un mismo sitio puede tener múltiples contratos:
Diferentes fases del trabajo.
Edificios separados en la misma propiedad
Diferentes contratos comerciales para la misma ubicación
Informes basados en el sitio:
Genera informes por sitio para ver:
Todos los contratos para una ubicación.
Valor total del proyecto en el sitio
Trabajo activo en el sitio.
Historial de pagos por ubicación
Escenarios de sitio comunes#
Escenario 1: Cliente de sitio único
El cliente tiene un edificio de oficinas.
Cree un sitio: «Edificio de oficinas principal»
Todos los contratos de este cliente utilizan este sitio.
Escenario 2: Cliente de múltiples ubicaciones
Cliente de cadena minorista nacional
Cree sitios separados: - «Tienda #101 - Dallas TX» - «Tienda #102 - Houston TX» - «Tienda #103 - Austin TX»
Cada contrato especifica qué tienda
Escenario 3: Campus o Complejo
Campus universitario con varios edificios
Opciones: - Un sitio: «Campus universitario» (simple) - Múltiples sitios: «Edificio de ciencias», «Biblioteca», «Dormitorios» (detallado)
Elija según las necesidades de informes y organización.
Contactos (Destinatarios)#
¿Qué es un contacto?#
Un Contacto (español: Destinatario, literalmente «destinatario») es una persona física que recibe documentos o comunicaciones relacionadas con un contrato. Los contactos representan:
Personas que reciben presupuestos, facturas, informes.
Gerentes o supervisores de proyectos
Representantes del cliente
Aprobadores de documentos
Modelo: construbot.proyectos.models.Destinatario
Concepto clave: Los contactos son específicos de un contrato, no globales. La misma persona puede ser un contacto en múltiples contratos.
Información del contacto#
Campos obligatorios:
Name (nombre) - Nombre completo de la persona
Contrato (contrato): con qué contrato están asociados.
Campos opcionales:
Position (puesto) - Título laboral o función
Correo electrónico (correo) - Dirección de correo electrónico
Phone (teléfono) - Teléfono de contacto
Departamento (departamento) - Unidad organizativa
Notas (notas) - Información adicional
Active (activo) - Si deben recibir documentos
Entrega de documentos:
Al generar archivos PDF o enviar correos electrónicos, el sistema puede incluir automáticamente todos los contactos activos de un contrato.
Crear un contacto#
Paso 1: Contrato de acceso#
Los contactos se crean dentro de un contrato específico:
Navegar al contrato
Encuentra la sección «Contactos» o «Destinatarios»
Haga clic en «Agregar contacto» o «Agregar Destinatario»
Paso 2: Ingrese los datos de contacto#
Name: María González
Position: Project Manager
Email: maria.gonzalez@client.com
Phone: +52 55 9876 5432
Department: Construction Division
Active: Yes
Paso 3: guardar#
Haga clic en «Guardar» para agregar este contacto al contrato.
Repita para contactos adicionales en el mismo contrato.
Usar contactos#
Generación de documentos:
Al generar informes o PDF de presupuestos:
El sistema incluye el campo «Para:» con todos los contactos activos
La entrega de correo electrónico puede enviar CC a todas las direcciones de correo electrónico de contacto.
Cada contacto recibe los documentos relevantes del proyecto.
Seguimiento de comunicaciones:
Seguimiento de ayuda de contactos:
¿Quién aprobó las estimaciones?
¿Quién recibió las facturas?
A quién notificar sobre cambios en el proyecto
Historial de comunicación
Múltiples contactos:
Los contratos pueden tener múltiples contactos para diferentes propósitos:
Contacto principal: Gerente principal del proyecto
Contacto financiero: Persona de cuentas por pagar
Contacto técnico: Ingeniero o supervisor de obra
Marque todo como activo o actívelo selectivamente según el tipo de documento.
Mejores prácticas#
Sitios#
1. Utilice nombres descriptivos:
GOOD: "Office Tower - 123 Main St, Dallas"
BAD: "Site 1"
2. Incluir identificadores de ubicación:
Para cadenas o franquicias:
GOOD: "McDonald's #4521 - Austin Airport"
BAD: "McDonald's Austin"
3. Mantenga las direcciones actualizadas:
Actualice las direcciones si cambian o si la dirección inicial estaba incompleta.
4. Utilice coordenadas GPS para sitios remotos:
Especialmente útil para:
Sitios de construcción rurales
Sitios sin direcciones formales
Integración con herramientas de mapeo.
5. Un sitio por ubicación distinta:
No cree sitios duplicados para la misma ubicación física.
Contactos#
1. Mantenga la información de contacto actualizada:
Actualizar correo electrónico y teléfono cuando:
La persona de contacto cambia de roles
Nuevo jefe de proyecto asignado
Cambios en la información de contacto
2. Utilice campos de puesto/departamento:
Ayuda a identificar contactos cuando cambian los nombres:
Name: John Smith
Position: Senior Project Manager
Department: Commercial Construction
3. Marcar como inactivo cuando corresponda:
No elimine contactos (conserva el historial), márquelos como inactivos en su lugar:
La persona deja la empresa
Cambios de fase del contrato
Persona diferente se hace cargo
4. Múltiples contactos para diferentes propósitos:
Contact 1: Project Manager (technical approvals)
Contact 2: Accounts Payable (invoice delivery)
Contact 3: Site Supervisor (daily reports)
5. Incluir números de móvil:
Para comunicaciones urgentes y contactos de campo.
Relación entre sitios y contactos#
Independiente pero relacionado:
Los sitios están asociados con clientes (contrapartes)
Los contactos están asociados con contratos
Un contrato vincula a un cliente (y su sitio) con contactos específicos
Flujo de ejemplo:
1. Client: "National Retail Corp"
2. Site: "Store #101 - Dallas TX"
3. Contract: "C-2024-001" for Store #101
4. Contacts:
- Sarah Johnson (Store Manager)
- Mike Chen (Regional Supervisor)
Al generar un presupuesto para el contrato C-2024-001:
La información del sitio aparece en el encabezado del documento (ubicación)
La información de contacto aparece en el campo «Para:» (destinatarios)
Informes#
Informes basados en el sitio#
Generar informes filtrados por sitio:
Contratos por sitio: Todos los contratos para una ubicación
Resumen financiero por sitio: Ingresos totales por sitio
Proyectos activos por sitio: Trabajo actual en cada ubicación
Cartera de sitios: Todos los sitios para un cliente con contrato cuentan
Informes de contacto#
Lista de contactos: Todos los contactos entre contratos
Distribución de documentos: Quién recibió qué documentos
Contactos activos: Destinatarios actualmente activos
Historial de contactos: Seguimiento de comunicaciones a lo largo del tiempo
Solución de problemas#
Sitios#
No puedo encontrar el sitio al crear el contrato:
Verificar que el sitio esté asociado con la contraparte del cliente correcta
Comprueba que el sitio pertenece a tu empresa activa
Asegúrese de que el cliente esté marcado como activo
Aparecen sitios duplicados:
Revisar nombres y direcciones de sitios
Consolide duplicados: 1. Actualizando contratos para usar el sitio correcto 2. Marcando sitio duplicado como inactivo 3. Agregando notas que expliquen la consolidación
Cambios de dirección del sitio:
Actualizar la dirección del sitio directamente
Los contratos existentes hacen referencia automáticamente a la nueva dirección
Considere agregar una nota sobre la fecha del cambio de dirección
Contactos#
Contacto que no recibe documentos:
Verificar que el contacto esté marcado como «Activo»
Verifique que la dirección de correo electrónico sea correcta
Confirmar que el contacto está asociado con el contrato correcto
Revisar los registros de entrega de correo electrónico
Contacto incorrecto en los documentos:
Marcar contacto incorrecto como inactivo
Agregue el contacto correcto con información precisa
Actualizar cualquier documento pendiente
Información de contacto desactualizada:
Actualizar registro de contacto directamente
Los cambios se aplican solo a documentos futuros.
Los documentos anteriores conservan información de contacto histórica (según lo previsto)
Ver también#
Contrapartes - Client counterparties who own sites
Proyectos y Contratos - Contracts using sites and contacts
/user-guide/workflows/creating-project - Complete project setup workflow
Glosario de términos de dominio - Complete terminology