Retenciones#

Nota

Término en español: Retención

Entendiendo las retenciones (retenciones financieras) en Construbot.

¿Qué es una retención?#

Una Retención (español: Retención) es un porcentaje del pago retenido de presupuestos o facturas. Las retenciones sirven como:

  • Garantía financiera para la finalización del contrato.

  • Retención de garantía de calidad

  • Fondo de garantía o corrección de defectos

  • Sustituto de fianza de cumplimiento

  • Retenciones fiscales (en algunas jurisdicciones)

Modelo: construbot.proyectos.models.Retenciones

Concepto clave: Las retenciones se deducen de los pagos estimados y se mantienen hasta que se cumplan condiciones específicas (finalización del contrato, vencimiento del período de garantía, etc.).

Cómo funcionan las retenciones#

Mecanismo básico#

Cuando se crea una estimación:

  1. Subtotal calculado a partir de partidas individuales

  2. Porcentaje de retención aplicado al subtotal

  3. Monto retenido del pago

  4. Pago neto = Subtotal - Retención

Ejemplo:

Estimate Subtotal: $100,000
Retention (10%): -$10,000
Net Payment: $90,000

Amount Withheld: $10,000 (held until release condition met)

Retenciones Múltiples#

Los contratos pueden tener múltiples tipos de retención aplicados simultáneamente:

Estimate Subtotal: $100,000

Retention 1 (Warranty - 5%): -$5,000
Retention 2 (Performance - 3%): -$3,000
Retention 3 (Tax Withholding - 2%): -$2,000

Total Retentions: -$10,000
Net Payment: $90,000

Cada retención puede tener diferentes condiciones y tiempos de liberación.

Información de retención#

Campos obligatorios:

  • Name (nombre) - Nombre descriptivo

  • Porcentaje (porcentaje) - Porcentaje a retener (p. ej., 10,00)

  • Contrato (contrato) - A qué contrato se aplica

  • Empresa: su empresa (para aislamiento de múltiples inquilinos)

Campos opcionales:

  • Description (descripción) - Objeto y condiciones de liberación

  • Fecha de lanzamiento (fecha_liberacion) - Cuándo se liberará la retención

  • Liberado (liberado) - Bandera booleana si ya está liberado

  • Notas (notas) - Información adicional

Tipos de Retenciones#

1. Retenciones de desempeño#

Objetivo: Garantizar la finalización del contrato según las especificaciones.

Porcentaje típico: 5-10%

Condición de lanzamiento:

  • Finalización del contrato

  • Aprobación de inspección final

  • Elementos de la lista de tareas pendientes completados

Ejemplo:

Name: Performance Guarantee
Percentage: 10%
Description: Released upon final acceptance
Release: Contract completion + 30 days

2. Retenciones de garantía#

Propósito: Cubrir reparaciones de defectos durante el período de garantía.

Porcentaje típico: 5%

Condición de lanzamiento:

  • Vencimiento del período de garantía (a menudo 1 año)

  • Sin defectos destacados

  • Aprobación final del cliente

Ejemplo:

Name: Warranty Holdback
Percentage: 5%
Description: 12-month warranty coverage
Release: 1 year after substantial completion

3. Retenciones de Impuestos#

Propósito: Recaudación de impuestos ordenada por el gobierno

Porcentaje típico: Varía según la jurisdicción (1-10%)

Condición de lanzamiento:

  • Remitido a la autoridad fiscal

  • No devuelto al contratista

  • Puede ser acreditable contra la obligación tributaria

Ejemplo (México):

Name: IVA Retention
Percentage: 2/3 of IVA (approximately 10.67%)
Description: VAT withholding per Mexican tax law
Release: Remitted to SAT monthly

4. Retenciones de materiales/mano de obra#

Finalidad: Garantizar el pago a subcontratistas o proveedores

Porcentaje típico: 5-10%

Condición de lanzamiento:

  • Comprobante de pago a subscriptores/proveedores

  • Renuncias de gravamen recibidas

  • No hay reclamaciones pendientes

Creando retenciones#

Método 1: creación manual#

Paso 1: Acceda a las retenciones de contratos#

  1. Navegar al contrato

  2. Busque la sección «Retenciones» o «Retenciones»

  3. Haga clic en «Agregar Retención» o «Agregar Retención»

Paso 2: configurar la retención#

Name: Performance Guarantee
Percentage: 10.00
Description: Released upon contract completion and final inspection
Release Date: (leave blank until known)

Paso 3: guardar#

Haga clic en «Guardar» para agregar esta retención al contrato.

Resultado: Esta retención se aplicará automáticamente a todas las estimaciones futuras para este contrato.

Método 2: Importación de Excel#

Para contratos con estructuras de retención estándar:

  1. Prepare el archivo Excel con los datos de retención:

Name, Percentage, Description
Performance Guarantee, 10.00, Released upon completion
Warranty Holdback, 5.00, Released after 1-year warranty

  1. Navegar a la sección de retenciones de contratos

  2. Haga clic en «Importar desde Excel»

  3. Seleccione el archivo y cárguelo

Beneficio: Configure rápidamente varias retenciones a la vez.

Seguimiento de retención#

Saldo de retención acumulativo#

Construbot rastrea automáticamente:

  • Total retenido en esta estimación: Suma de todos los montos retenidos

  • Retenido acumulado: Total acumulado de todos los montos retenidos

  • Montos liberados: Retenciones que han sido pagadas

  • Saldo actual: Total retenido - Total liberado

Ejemplo de seguimiento:

Estimate #1: $10,000 retained
Estimate #2: $8,000 retained
Estimate #3: $12,000 retained
Cumulative Retained: $30,000

Retention Release (at completion): -$30,000
Current Balance: $0

Visualización de retención de nivel estimado#

Cada estimación muestra:

  • Subtotal antes de retenciones

  • Cada tipo y monto de retención

  • Retenciones totales

  • Monto neto a pagar

Ejemplo de estimación:

Estimate #5 - January 2024

Line Items Subtotal: $50,000

Retentions:
- Performance (10%): -$5,000
- Warranty (5%): -$2,500
Total Retentions: -$7,500

Net Payment: $42,500

Liberar retenciones#

Cuando liberar#

Liberar retenciones cuando se cumplan las condiciones:

  1. Terminación del contrato: - Todo el trabajo completado - Inspección final aprobada - Elementos de la lista de tareas pendientes resueltos

  2. Vencimiento de la garantía: - Período de garantía finalizado - No hay defectos pendientes - Se recibió la aprobación del cliente

  3. Lanzamientos parciales: - Logros de hitos - Finalización progresiva - Lanzamientos basados ​​en fases

Proceso de liberación#

Paso 1: verificar las condiciones de lanzamiento#

Confirmar que se cumplen todos los requisitos:

  • Certificados de finalización obtenidos

  • Aprobación del cliente documentada

  • Sin reclamaciones ni defectos pendientes

  • Toda la documentación requerida presentada.

Paso 2: marcar la retención como liberada#

  1. Navegar a retención de contrato

  2. Editar el registro de retención

  3. Marque la marca «Liberado»

  4. Ingrese Fecha de lanzamiento

  5. Agregar notas que documenten la justificación de la liberación

Paso 3: Generar pago de liberación#

Opción A: Crear estimación final

Crea un presupuesto especial con:

  • No hay líneas de pedido nuevas

  • Montos de retención negativos (para revertir fondos retenidos)

  • Notas: «Liberación de retención - Finalización del contrato»

Opción B: Registro de pago separado

Liberación de retención de registros como transacción separada fuera del sistema de estimación.

Liberaciones de retención parcial#

Para lanzamientos progresivos:

Escenario: 50 % de la retención se libera al finalizar sustancialmente, 50 % después de la garantía

  1. Crear dos retenciones separadas:

Retention 1: Performance - Substantial Completion (5%)
Retention 2: Performance - Final Completion (5%)

  1. ** Lanzamiento independiente: **

  • Retención de liberación 1 al finalizar sustancialmente

  • Liberación de retención 2 después del período de garantía

Alternativa: Utilice reducción porcentual en lugar de retenciones separadas.

Mejores prácticas#

1. Condiciones de divulgación de documentos claramente:

GOOD:
Name: Warranty Retention
Description: Released 12 months after substantial completion,
provided no defects reported and final inspection passed

BAD:
Name: Retention
Description: Released later

2. Utilice porcentajes estándar:

Alinearse con los estándares de la industria y los términos del contrato:

  • Rendimiento: 10%

  • Garantía: 5%

  • Retención de impuestos: por jurisdicción

3. Configurar retenciones antes de la primera estimación:

Garantiza una aplicación coherente en todos los pagos.

4. Fechas de lanzamiento de la pista:

Agregue recordatorios de calendario para:

  • Fecha de finalización sustancial + período de garantía

  • Fechas de consecución de hitos

  • Plazos de presentación de impuestos

5. Conciliar regularmente:

Conciliación mensual:

  • Verificar montos acumulados retenidos

  • Verifique los términos del contrato

  • Confirmar que las fechas de lanzamiento estén actualizadas

6. Retenciones fiscales separadas:

Mantenga las retenciones de impuestos separadas de las retenciones de desempeño/garantía para mayor claridad contable.

Escenarios comunes#

Escenario 1: Contrato de construcción estándar#

Configuración:

  • Contrato de $1.000.000

  • 10% de retención del rendimiento

  • Retención de garantía del 5 % (liberada después de 1 año)

Configuración:

Retention 1:
Name: Performance Guarantee
Percentage: 10.00%
Release: Upon contract completion

Retention 2:
Name: Warranty Holdback
Percentage: 5.00%
Release: 1 year after substantial completion

Flujo estimado:

Estimate #1: $100,000
Performance Retention (10%): -$10,000
Warranty Retention (5%): -$5,000
Net Payment: $85,000

[... multiple estimates ...]

At Completion:
Total Retained: $150,000 ($100k performance + $50k warranty)

Release Performance Retention: +$100,000
Remaining: $50,000 (warranty held for 1 year)

After 1 Year:
Release Warranty Retention: +$50,000
Balance: $0

Escenario 2: Acuerdo de subcontratista#

Configuración:

  • Retención porcentual simple

  • Liberado previo comprobante de pago a proveedores.

Configuración:

Name: Subcontractor Retention
Percentage: 5.00%
Description: Released upon submission of lien waivers
and proof of supplier payments

Proceso de lanzamiento:

  1. El subcontratista presenta renuncias finales al gravamen

  2. Proporciona recibos de pago de proveedores.

  3. Retención marcada como liberada

  4. Pago final emitido

Escenario 3: Retención de Impuestos (Ejemplo de México)#

Configuración:

  • Retención de IVA requerida por ley

  • 2/3 del IVA retenido y remitido al SAT

Configuración:

Name: IVA Retention
Percentage: 10.67% (2/3 of 16% IVA)
Description: VAT withholding per Article 1-A LIVA
Notes: Remitted monthly to SAT

Manejo:

  • Retenido de cada estimación

  • Remitido a la autoridad fiscal por el cliente

  • Créditos del contratista contra la obligación tributaria

  • No «entregado» al contratista

Informes#

Informes disponibles#

Informe de saldo de retención:

Muestra los saldos de retención actuales por:

  • Contrato

  • Tipo de retención

  • Cliente

  • Estado (activo versus liberado)

Informe de actividad de retención:

Realiza un seguimiento de los movimientos de retención:

  • Montos retenidos por período

  • Liberar transacciones

  • Saldos acumulados en el tiempo

Declaración de retención de clientes:

Para comunicación con el cliente:

  • Total retenido hasta la fecha

  • Desglose por tipo de retención

  • Fechas de lanzamiento programadas

  • Estado de las condiciones de lanzamiento

Opciones de exportación#

  • PDF: Declaraciones de retención formateadas

  • Excel: Historial detallado de transacciones de retención

  • CSV: Para importar a sistemas contables

Solución de problemas#

Retención no aplicable a estimaciones:

  • Verifique que la retención esté adjunta al contrato correcto

  • El porcentaje de retención de cheques está establecido (no es 0%)

  • Asegúrese de que la retención no esté marcada como «Liberada»

  • Confirmar que la estimación es para el contrato correcto

Monto de retención incorrecto:

  • Revisar el cálculo del porcentaje de retención

  • Comprobar si se configuran múltiples retenciones (aditivas)

  • Verifique que el subtotal estimado sea correcto

  • Confirme que no se realizaron ajustes manuales

No se puede liberar la retención:

  • Verifique que tenga el nivel de permiso apropiado

  • Verificar que las condiciones de liberación se cumplan y estén documentadas.

  • Asegúrese de que la retención esté asociada con el contrato correcto.

  • Confirmar que la retención aún no se ha liberado

Múltiples tipos de retención confunden:

  • Utilice nombres claros y descriptivos para cada tipo.

  • Agregue descripciones detalladas que expliquen las condiciones de publicación.

  • Considere los tipos de retención de etiquetas o códigos de colores

  • Documento en notas de contrato a las que se aplican retenciones

Integración con Contabilidad#

Consideraciones sobre la contabilidad de retención:

Cuentas por cobrar:

Los montos retenidos son:

  • Aún se le debe al contratista (activo)

  • Registrado como «Retención por Cobrar»

  • Se reconoce como ingreso cuando se obtiene

  • Recogido cuando se libera

Perspectiva del cliente:

Los montos retenidos son:

  • Responsabilidad ante el contratista

  • Registrado como «Retención por pagar»

  • Retenido hasta que se cumplan las condiciones de liberación

  • Pagado al momento de la liberación

Entrada del diario (Contratista):

When Retention Withheld:
DR Retention Receivable  $10,000
   CR Revenue                       $10,000

When Retention Released:
DR Cash                  $10,000
   CR Retention Receivable          $10,000

Ver también#